28 Sep ¿Usas el email para comunicar o para distraer?
El email puede ser una herramienta de comunicación en la empresa muy interesante, tanto de comunicación interna como de cara a los clientes.
Sin embargo, hay muchos problemas que podría conllevar si se abusa de ella. ¿Sabes realmente utilizar bien el correo electrónico en tu empresa?
Ventajas de la comunicación por email
- Es rápido y permite enviar todo tipo de archivos.
- Todo queda por escrito. Así queda mucho más claro, y siempre hay pruebas de lo que se ha dicho para que no haya malos entendidos.
- Puedes involucrar a varias personas en un mismo email para que aporten opiniones, así las comunicaciones serán más ricas e inclusivas.
- No es necesario reunir a todos los trabajadores en un momento y lugar concreto para abordar un tema, sino que se puede hacer por correo electrónico.
- Es ecológico, puesto que no se gasta papel ni se produce un gran consumo frente a otras alternativas como la impresión de hojas de comunicados.
Desventajas de la comunicación por email
Una de las principales desventajas de este tipo de comunicación es la pérdida de productividad de trabajadores, que dedican gran parte de su jornada a consultar y contestar a sus correos; de hecho de 5 días a la semana trabajados nos podemos pasar uno completo leyendo y contestando emails. Aproximadamente el 20% de nuestra jornada laboral.
Así lo dice un estudio de la Universidad Estatal de Michigan, que nos preocupa por el hecho de que mantenerse al día en los emails exige demasiado a trabajadores y directivos, que no consiguen centrarse en sus tareas más relevantes.
Los trabajadores pasan más de hora y media diaria consultando emails y recuperándose de las interrupciones que esto supone. En los directivos, las distracciones de los emails aún son mayores ya que no les dejan cumplir sus objetivos ni ser todo lo buenos líderes que deberían.
Cómo crear una buena política de emails y fomentar la productividad en la empresa
Es imprescindible para evitar los inconvenientes que suponen los correos electrónicos en el trabajo establecer unas normas para fomentar la productividad en la empresa con el uso de emails corporativos:
- No contestar emails ni en vacaciones ni fuera del horario laboral.
- El asunto debe ser relevante, indicar de qué se trata. El mensaje breve, conciso, informativo, claro y por supuesto necesario.
- El email se utiliza para comunicar, pero no asuntos urgentes. Para estos asuntos urgentes hay otros medios de comunicación que se pueden usar.
- Se puede establecer unos horarios para responder emails, evitando así las interrupciones que supone mirar, leer y contestar emails a cualquier hora. No tengas la aplicación de mensajería abierta siempre, contesta dos veces en tu jornada (puede ser al principio y al final).
- No enviar newsletters corporativos salvo que la información sea realmente relevante para el trabajador, o segmentar la newsletter corporativa según los intereses de cada profesional si esto resulta interesante.
- Evitar poner en copia a personas no directamente involucradas con el tema a tratar, ya que ni les interesa el tema ni deben perder el tiempo mirando esos correos.
Y tú, ¿utilizas el email para comunicar o para distraer, sabes aprovechar esta herramienta tan útil en cualquier negocio?
